抄报和抄送的区别(文件可以抄送给上级部门吗)

抄报和抄送的区别(文件可以抄送给上级部门吗)如果公司有文控管理,会有文件模板来发布制度,但如果公司没有文控管理或者不规范的话,制度模板需要本部门来确定了。制度文档的构成要素笔者将分两方面来讲解,一方面是红头文件,国家有专门的公文格式,参照国

如果公司有文控管理,会有文件模板来发布制度,但如果公司没有文控管理或者不规范的话,制度模板需要本部门来确定了。制度文档的构成要素笔者将分两方面来讲解,一方面是红头文件,国家有专门的公文格式,参照国家的公文格式规范可以制定本公司的公文格式规范,另一方面是非红头文件,公司自己来确定的模板。无论是红头文件还是非红头文件,包含的要素基本是相同的。

红头文件与非红头文件,制度文档格式全解

一、红头文件红头文件格式基本是参照国家的公文格式规范,参照不是照搬,还需要结合企业的环境,如文件的存档、很多企业没有上下级单位、文件的保密、从节约成本方面考虑等,这些因素都会影响文件格式规范。一般说来,红头文件格式要包含以下因素:

1、企业标识企业标识也就是所谓红头文件的那个红头,例如公司名称是“河北宏意信息科技有限公司”,那么这个企业标识就是“河北宏意信息科技有限公司文件”字样。

2、发文字号发文字号一般包括发文单位代字、年份和序号等,如“河北宏意信息科技有限公司”的发文单位代字可以确定为“宏意”,这个公司各个部门都需要发文,可以用各部门简称来识别各部门的文件,例如人力资源部简称“人”、行政办公室简称“办”等。年份是4位的年份,序号是全年中整个单位按发文时间早晚来编制的自然序号,序号不得有虚数0。如宏意人[2016]2号,代表2016年河北宏意信息科技有限公司人力资源部发布的文件,在单位发文中总序号是第2。

3、标题标题并非是制度标题,标题的格式一般为《关于XXXX的通知(请示、指示)》。如薪酬管理制度,标题应该为“关于下发《薪酬管理制度》的通知”。

4、主送单位主送单位就是文件发给哪些单位。

5、正文此正文并不是制度的正文,而是通知的内容,一般来说这种附带制度的通知文件正文是比较简单的,例如“各部门:《薪酬管理制度》已制订完毕,自2016年11月1日起生效,请遵照执行。”。如果是修订的制度,正文中要说明替换的文件情况,如“各部门:《薪酬管理制度》已修订完毕,自2016年11月1日起生效,同时宏意人【2015】15号《关于下发<薪酬管理制度>的通知》废止,请遵照执行。”。

6、落款一般包括发文单位、日期和印章。

7、附件附件一般为制度正文内容,制度正文的构成要素在非红头文件的讲解中予以说明。8、主题词主题词是表达通知文件主题的词或词组,一般不超过5个,不过现在党政机关公文格式中取消了主题词,主题词的目的本身是为了便于管理和检索。笔者认为企业的红头文件中带主题词是没有意义的,列出此项是让大家对有所了解。

9、抄报一般用于上级单位中,除了主送上级单位外,其它相关需要知晓此事的上级单位用抄报。

10、抄送抄送是将文件发送给与公文有关的单位或遵照执行的单位,一般用于平级和下级单位。

11、印发单位及日期指公文印发的单位及日期。在实际操作中,制度需要汇签和签批的,可以额外增加一份公文审批单。红头文件格式,在制度正文中说明参照执行其它制度的情况,要将发文文号和标题全部说清楚,如“绩效得分计算规则参照宏意人【2015】18号《关于下发<绩效管理制度>的通知》执行。”

红头文件与非红头文件,制度文档格式全解

红头文件与非红头文件,制度文档格式全解

红头文件与非红头文件,制度文档格式全解

二、非红头文件非红头文件是一个概括的称呼,指除红头文件以外的其它格式,主要包括以下要素。

1、制度名称如薪酬管理制度

2、制度编码编码都包含一定的信息,如HY-HR0001,编码中包含公司名称“HY”、部门名称“HR”、部门发文顺序号“0001”,顺序号不足4位的用0补足。

3、版本版次例如用A、B、C……代表版本,用00、01、02……代表版次,版本版次的格式为A00,代表版本为A版次为00。至于版本版次的设定,公司可以确定适合本公司的规则,如同时修改不超过5次的版次升级一级,同时修改5次的或版次累计5次升级的,版本升级一级。4、编制人与审批人与制度的编制人与最终审批人签字(含日期),如果中间有审核人的,可以增加审核人一项。

5、编制部门代表制度的编制部门,如果制度正文中出现“本制度由XX部门负责解释字样”,制度模板里面可不体现编制部门一项信息。6、实施时间代表制度的正式实施时间,如果制度正文中出现“本制度自XXXX年XX月XX日起执行”的字样,制度模板里面可不体现实施时间一项信息。

7、变更履历表示制度的变更情况,也是版本版次升级的依据,变更履历可在制度正文前体现,以文字描述形式或表格形式来展示。

8、制度目的制度目的属于制度正文内容,一般是在制度第一条,是表述制度制定的依据或目的,表述文字要简明扼要。如薪酬管理制度目的:“为统一薪酬制度,理顺分配关系,规范薪酬日常管理,建立完善正常的薪酬运行机制,特制定本制度。”

9、适用范围适用范围属于制度正文内容,一般在制度第二条,表示制度内容所针对的组织、团体、地域等。如“本制度适用于公司所有员工”、“本制度适用于工程部所有项目经理岗位”。

10、职责职责属于制度正文内容,一般在制度第三条,对制度实施过程中的主要负责部门(机构、团体、个人)、辅助部门(机构、团体、个人)等主要职责和工作进行说明。

11、定义定义属于制度正文内容,一般在制度第四条,对制度中名称、称呼等做明确定义,以便员工明白名称、称呼等明确范围、概念等。如“新员工指入职未满三个月的员工”、“辅助人员指清洁员、厨师、门卫、司机”。在这里要注意的是定义可以不遵循规范的解释、习惯、一般性理解等,它非常具有公司特色,甚至具有单个制度特性,它不能脱离了公司或制度。建议各项制度中对同一个解释最好一致,当然不一致也是可以的。例如生产部制度中对于新员工的解释是“入职未满三个月或由除品质部外转岗到生产部未满一个月的员工”,而人力资源部制度中对于新员工的解释是“入职但未转正的员工”。

12、其它正文内容其它正文内容是制度正文的核心,将需要规定的事项表述清楚,制度中最好有标准、执行、监督、结果反馈处理等环节。制度的最后,一般是一些说明解释类的内容,例如解释单位、生效时间、其它信息等。在企业中,一般编制单位也是解释单位。生效时间可以有多种说法,如自XXXX年XX月XX日起生效、自颁布之日起生效等。其它信息如:与其它制度有冲突的按本制度执行;本规定作为XX制度的补充文件,与XX制度有冲突的按XX制度执行。

13、附件附件内容一般包括制度中适用的表单、模板等。一般在制度中出现表单、模板等,只需要写明“附件N”的字样,到时候在附件中查找即可。对于附件中的表单、模板等,建议也有独立的编号。

14、公司名称(可含LOGO)制度文档中建议增加公式名称和LOGO的标识,有的企业制度名称中含企业名称,如“XX公司薪酬管理制度”、“XX公司培训管理制度”等。在工作中应用的文档中,建议在页眉或页脚增加公司名称和LOGO等信息,同时制度标题可以将“XX公司”字样去掉。在上述说的制度内容中,如果出现要参照其它制度的情况,可以直接写“参照XX制度”,不用将文件编辑等信息说明,因为这是同一制度一直采用一个编码。

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